Eine konkrete Aufgabe auswählen
Starten Sie mit einem Ablauf, den Ihr Team regelmäßig bearbeitet: eine Anfrage aufnehmen, Angaben für ein Angebot sammeln oder eine Aufgabe übergeben. Beschreiben Sie den Anfang und das gewünschte Ende. „Unser Büro automatisieren“ ist dafür zu groß. „Vollständige Anfragen an die zuständige Person übergeben“ lässt sich gemeinsam prüfen.
Den heutigen Weg sichtbar machen
Halten Sie fest, welche Informationen eingehen, wer sie bearbeitet und welche Programme beteiligt sind. Markieren Sie Stellen, an denen Angaben erneut eingetippt werden, Rückfragen entstehen oder Zuständigkeiten unklar bleiben. Fragen Sie die Menschen, die diese Arbeit tatsächlich erledigen.
Erst vereinfachen, dann verbinden
Nicht jeder überflüssige Schritt braucht eine Automatisierung. Manchmal helfen ein eindeutiges Formular, eine gemeinsame Ablage oder eine klare Zuständigkeit bereits weiter. Automatisierung kommt dort infrage, wo der Ablauf verständlich ist und wiederkehrende Schritte nach nachvollziehbaren Regeln ablaufen.
Mit einem begrenzten Test beginnen
Vereinbaren Sie, woran Sie eine Verbesserung erkennen: weniger doppelte Eingaben, weniger Rückfragen oder eine kürzere Bearbeitung. Testen Sie auch unvollständige Angaben und Sonderfälle. Legen Sie fest, wer einen Fehler bemerkt und wie das Team bei einer Störung weiterarbeitet. Erst danach entscheiden Sie gemeinsam über den nächsten Ausbau.