Was kostet KI-Automatisierung für ein kleines Unternehmen wirklich?
Festpreise für Prozessaufnahme, Einrichtung und Betreuung — und warum pauschale Preisangaben ohne Prozessaufnahme meist nicht seriös sind.
Was kostet KI-Automatisierung für ein kleines Unternehmen wirklich?
Bei maschinenklar kostet die Prozessaufnahme 490 € netto, die Einrichtung eines ersten Ablaufs ab 1.490 € netto, die optionale Betreuung 290 € netto im Monat. Das ist die kurze Antwort. Die längere: Ein seriöser Festpreis für die Einrichtung setzt fast immer voraus, dass vorher jemand genau hinschaut, welcher Ablauf überhaupt automatisiert werden soll — deshalb ist die Prozessaufnahme ein eigener, kleiner erster Schritt und keine Pflicht-Vorstufe mit versteckten Kosten.
Warum "KI-Automatisierung kostet zwischen X und Y" wenig aussagt
Wer online nach Preisen für KI-Automatisierung sucht, findet Spannen von wenigen hundert bis mehreren tausend Euro. Das ist nicht falsch, aber wenig hilfreich: Die Kosten hängen fast vollständig davon ab, **welcher Ablauf** automatisiert wird, **wie viele Programme** beteiligt sind und **wie klar die Regeln** bereits sind, bevor jemand anfängt zu bauen.
Ein Anbieter, der einen Festpreis nennt, ohne den konkreten Ablauf zu kennen, schätzt entweder grob — oder der Preis gilt nur für einen sehr eng definierten Standardfall. Beides ist in Ordnung, solange es transparent ist.
Die drei Aufträge bei maschinenklar — einzeln buchbar
maschinenklar trennt Automatisierung bewusst in drei getrennte Aufträge. Keiner davon ist Pflicht-Vorstufe für den nächsten.
| Auftrag | Preis | Was Sie erhalten | | --- | --- | --- | | Prozessaufnahme | 490 € netto, einmalig | Gespräch bis 90 Minuten, Sichtung der beteiligten Programme, 3–5 anonymisierte Echtfälle, dokumentierter Soll-Ablauf, Festpreisangebot für die Einrichtung — oder die offene Aussage, dass Automatisierung hier nicht hilft | | Automatisierung einrichten | ab 1.490 € netto, einmalig | Ein Ablauf zum Festpreis: Anfragen im Postfach werden zusammengefasst, Lücken markiert, an eine benannte Person übergeben. Lieferung in 10 Werktagen nach vollständigen Zugängen | | Automatisierung betreuen | 290 € netto/Monat, optional | Hosting, Überwachung auf Ausfälle, kurzer Monatsbericht, bis zu 60 Minuten Anpassungen im Monat. Monatlich kündbar |
Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer. Der Ab-Preis für die Einrichtung gilt für Postfächer bei Gmail/Google Workspace und Microsoft 365 mit freigegebenem Zugriff — bei anderen Postfächern bleibt es bei der Prozessaufnahme oder es gibt ein separates Angebot.
Was im Festpreis der Einrichtung enthalten ist
Der erste Ablauf zum Festpreis (ab 1.490 €) deckt konkret ab:
- Ein Postfach, eine Sprache, ein vorher festgelegter Anfragetyp
- Gemeinsam vereinbarte Informationscheckliste, zum Beispiel Kontakt, Ort, Anliegen
- Bei Lücken: ein Rückfrageentwurf im Postfach — verschickt wird er ausschließlich von Ihrem Team, nie automatisch
- Dokumentierte Konfiguration, vereinbarte Testfälle, 30-minütiges Übergabegespräch, Abschaltanleitung
- Eine gebündelte Korrekturrunde nach der Übergabe
**Nicht enthalten** sind zum Beispiel automatische Kundenmails, Nachfassserien, WhatsApp- oder Telefonanbindung, eine CRM- oder Buchhaltungsanbindung, die Auswertung von Bildern oder Anhängen, ein zweites Postfach oder eine zweite Sprache. Diese Abgrenzung steht nicht klein gedruckt irgendwo, sondern ist Teil des Angebots — Nachfragen, die außerhalb davon liegen, führen zu einem separaten Angebot, nicht zu versteckten Zusatzkosten.
Warum die Prozessaufnahme kein verstecktes Zusatzgeschäft ist
490 € für ein 90-minütiges Gespräch klingt zunächst nach einer Hürde vor dem eigentlichen Auftrag. Tatsächlich ist es umgekehrt gedacht: Die Prozessaufnahme kostet weniger als eine falsch zugeschnittene Automatisierung, die später umgebaut werden muss. Sie liefert außerdem ein konkretes Ergebnis unabhängig davon, ob danach eingerichtet wird — den dokumentierten Soll-Ablauf und eine ehrliche Einschätzung, ob sich Automatisierung für genau diesen Fall lohnt.
Der Preis der Prozessaufnahme wird **nicht** auf die Einrichtung angerechnet. Das ist bewusst so geregelt: Wer die Einrichtung ohne vorherige Prozessaufnahme direkt beauftragen möchte, kann das — Informationscheckliste und Testfälle werden dann zu Beginn der Einrichtung vereinbart.
Wann sich die Betreuung lohnt — und wann nicht
Nach der Übergabe können Sie den eingerichteten Ablauf selbst betreiben. Das ist der Standardfall: Sie erhalten eine dokumentierte Konfiguration und eine Abschaltanleitung, eine stillschweigende Dauerüberwachung gibt es ohne Betreuungsvertrag nicht.
Die optionale Betreuung (290 € netto/Monat) lohnt sich vor allem, wenn im Team niemand Kapazität hat, Ausfälle selbst zu bemerken, oder wenn der Ablauf regelmäßig kleine Anpassungen braucht — dafür sind bis zu 60 Minuten im Monat eingeplant, ungenutzte Zeit verfällt. Mehrarbeit darüber hinaus wird mit 120 € netto pro Stunde nach vorheriger Freigabe berechnet, nie ungefragt.
Ein Rechenbeispiel
Ein Handwerksbetrieb lässt einen Ablauf für die Anfragenbearbeitung im Postfach prüfen und einrichten, entscheidet sich gegen die Betreuung:
- Prozessaufnahme: 490 € netto (einmalig)
- Einrichtung: 1.490 € netto (einmalig, Ab-Preis, da Gmail-Postfach)
- Betreuung: 0 € (nicht gebucht, Team betreibt den Ablauf selbst)
- **Gesamt: 1.980 € netto** für den ersten eingerichteten Ablauf, ohne laufende Kosten
Entscheidet sich derselbe Betrieb später für die Betreuung, kommen 290 € netto im Monat dazu, monatlich kündbar.
Häufige Fragen
Ist der Ab-Preis für die Einrichtung ein realistischer Endpreis?
Für den beschriebenen Standardfall — ein Postfach, eine Sprache, ein festgelegter Anfragetyp bei Gmail/Google Workspace oder Microsoft 365 — ja. Weicht der Fall davon ab (mehrere Postfächer, andere Anbieter, zusätzliche Sprachen), gibt es dafür ein eigenes Angebot, keinen pauschalen Aufschlag.
Warum kein Festpreis ohne Prozessaufnahme für jeden beliebigen Ablauf?
Weil sich ohne Sichtung der beteiligten Programme und ohne Echtfälle aus dem eigenen Alltag nicht seriös beziffern lässt, wie viele Ausnahmen ein Ablauf hat. Für den einen bereits benannten Standardablauf — Anfragen im Postfach — reicht der Ab-Preis ohne vorherige Prozessaufnahme. Für alle anderen Abläufe prüft die Prozessaufnahme zuerst, was tatsächlich nötig ist.
Was passiert, wenn sich nach der Prozessaufnahme zeigt, dass Automatisierung nicht hilft?
Dann bekommen Sie genau diese Aussage, dokumentiert, für die bezahlten 490 €. Es gibt keine Pflicht zur Einrichtung danach.
Fallen bei der Betreuung versteckte Kosten an?
Die Betreuung deckt bis zu 300 Nachrichten Sprachmodell-Verbrauch im Monat ab; darüber wird nach Aufwand berechnet. Mehrarbeit über die eingeplanten 60 Minuten hinaus kostet 120 € netto pro Stunde — aber ausschließlich nach vorheriger Freigabe, nie automatisch.
Ihren konkreten Fall einschätzen lassen
Im kostenlosen Erstgespräch (15 Minuten) schildern Sie, wo im Alltag Zeit verloren geht. maschinenklar sagt offen, ob sich eine Prozessaufnahme lohnt oder ob der Fall zu speziell für den aktuellen Festpreis-Ablauf ist.
[Automatisierung besprechen](/ai-automation)