Automatisierung · Abläufe verbinden
Anfragen vorsortieren, Termine bestätigen, Belege ablegen, offene Angebote nachfassen, montags eine Übersicht auf dem Tisch: Vieles, was in Ihrem Betrieb jeden Tag von Hand läuft, lässt sich in den Programmen einrichten, die Sie schon nutzen. maschinenklar baut solche Abläufe so auf, dass Ihr Team jeden Schritt nachvollziehen kann. Geprüft und entschieden wird dort, wo es darauf ankommt — bei Ihnen.
Was Sie erhalten
maschinenklar richtet einen konkreten Ablauf in den Programmen ein, die Sie schon nutzen. Der erste Ablauf zum Festpreis: eingehende Anfragen im Postfach zusammenfassen, Lücken markieren, an die richtige Person übergeben. Weitere Abläufe prüft maschinenklar in der Prozessaufnahme. Prüfen, Einrichten und Betreuen sind drei getrennte Aufträge — Sie entscheiden bei jedem Schritt neu.
So könnte es aussehen
Die folgenden Beispiele dienen der Veranschaulichung. Sie sind keine Kundenreferenzen und kein Versprechen eines bestimmten Ergebnisses.
Anfragen · Beispiel
Eine Anfrage trifft im Postfach ein und wird zusammengefasst: Kontakt, Ort, Anliegen — dazu markiert, welche Angaben fehlen oder sich widersprechen. Bei Lücken liegt ein Rückfrageentwurf bereit; dieser Ablauf ist das Paket „Automatisierung einrichten“.
Kontrollpunkt: Versand nur durch eine benannte Person, automatisch geht keine Mail an Ihre Kunden.
Termine · Beispiel
Sobald Ihr Büro einen Termin in den Kalender einträgt, geht eine Bestätigung an den Kunden raus. Einen Tag vorher folgt eine Erinnerung mit Adresse und Ansprechpartner.
Kontrollpunkt: Den Termin selbst setzt Ihr Büro, nicht der Ablauf.
Angebote · Beispiel
Angebote, auf die nach einer vereinbarten Zahl von Tagen keine Antwort kam, landen als Liste bei Ihnen. Zu jedem liegt ein Entwurf für den Nachfass bereit.
Kontrollpunkt: Ob und was nachgefasst wird, entscheidet der Inhaber — ein automatischer Versand findet nicht statt.
Belege · Beispiel
Rechnungen im Postfach werden erkannt und nach Lieferant und Monat im vorgesehenen Ordner abgelegt. Für die Buchhaltung entsteht eine Liste mit Betrag, Datum und Ablageort.
Kontrollpunkt: Freigabe und Zahlung bleiben beim Menschen.
Hausverwaltung · Beispiel
Ein Mieter meldet einen Wasserschaden, nennt aber weder Wohnungsnummer noch Rückrufnummer. Der Ablauf setzt die Meldung auf „Rückfrage nötig“ und bereitet einen Entwurf mit genau diesen zwei Punkten vor.
Kontrollpunkt: Die Sachbearbeitung entscheidet, ob sie nachfragt oder direkt den Handwerker beauftragt.
Berichte · Beispiel
Aus Kalender, Postfach und Auftragsliste entsteht montags früh eine kurze Übersicht: offene Anfragen, Termine der Woche, unbezahlte Rechnungen. Niemand muss dafür drei Programme öffnen.
Kontrollpunkt: Die Übersicht zeigt, sie entscheidet nichts.
Vor dem Start geklärt
Vor dem Start klären wir gemeinsam, welche Daten der Ablauf verwenden darf, welche Programme sich anbinden lassen und welche Entscheidungen bei Ihrem Team bleiben.
KI kommt nur zum Einsatz, wenn sie zur Aufgabe passt. Oft reicht ein Ablauf mit festen Regeln. Kosten für zusätzliche Dienste und Fragen zum Datenschutz besprechen wir vor dem Start.
Die Zusammenarbeit
Drei Schritte, jeder für sich entschieden. Die Prozessaufnahme ist keine Pflicht vor der Einrichtung, die Betreuung kein Muss danach.
Im kostenlosen Erstgespräch schildern Sie, wo es im Alltag hakt, welches Postfach betroffen ist und welche Programme beteiligt sind. maschinenklar sagt Ihnen offen, ob sich ein genauerer Blick lohnt.
In der Prozessaufnahme sieht sich maschinenklar einen Ablauf, ein Team und einen Eingangskanal an — mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag. Sie erhalten einen dokumentierten Soll-Ablauf mit Festpreisangebot oder die klare Aussage, dass Automatisierung hier nicht hilft.
Der erste Ablauf wird für Ihr Postfach eingerichtet: Checkliste abstimmen, einrichten, gemeinsam prüfen, übergeben. Weitere Abläufe folgen nach der Prozessaufnahme mit eigenem Angebot.
Auf Wunsch übernimmt maschinenklar Hosting, Überwachung auf Ausfälle und kleine Anpassungen. Ohne Betreuung betreiben Sie den Ablauf nach der Übergabe selbst — das legen wir bei der Übergabe klar fest.
Leistungen & Preise
Drei Aufträge, jeder für sich buchbar. Das kostenlose Erstgespräch dient der Orientierung — was danach sinnvoll ist, entscheiden Sie.
Prüfen
490 €
Einmalig, netto zzgl. USt. · Rechnung nach Lieferung, 14 Tage Zahlungsziel
Für Betriebe, die einen wiederkehrenden Engpass spüren, aber nicht wissen, ob und wie er sich automatisieren lässt. Ein Ablauf, ein Team, ein Eingangskanal.
Einrichten
ab 1.490 €
Einmalig, netto zzgl. USt.
Der erste Ablauf zum Festpreis: eingehende Anfragen in Ihrem vorhandenen Postfach werden zusammengefasst, fehlende Angaben markiert und an eine benannte Person übergeben. Versendet wird nur durch Ihr Team. Weitere Abläufe nach Prozessaufnahme mit eigenem Angebot.
Optional · Betreuter Betrieb
290 €
Monatlich, netto zzgl. USt. · monatliche Rechnung
Betreuter Betrieb für einen eingerichteten Ablauf. Ohne Betreuung betreiben Sie den Ablauf nach der Übergabe selbst — eine stillschweigende Dauerüberwachung gibt es nicht.
Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer. Die Prozessaufnahme wird nach Lieferung berechnet (14 Tage Zahlungsziel) und nicht auf die Einrichtung angerechnet. Beim Paket „Automatisierung einrichten“ gilt der Ab-Preis für Postfächer bei Gmail / Google Workspace und Microsoft 365, für die Sie maschinenklar den Zugriff über die Schnittstelle freigeben — also die technische Verbindung, über die ein Programm Ihre Mails lesen darf. Bei anderen Postfächern bleibt es bei der Prozessaufnahme oder es gibt ein separates Angebot. Die Betreuung wird monatlich berechnet und ist zum Ende jedes Betreuungsmonats kündbar.
Gut zu wissen
Geeignet sind wiederkehrende Abläufe mit nachvollziehbaren Regeln und zugänglichen Daten: Anfragen vorsortieren, Termine bestätigen und erinnern, offene Angebote zum Nachfassen auflisten, Eingangsrechnungen ablegen, montags eine Übersicht aus Kalender, Postfach und Auftragsliste zusammenstellen. Zum Festpreis richtet maschinenklar derzeit einen dieser Abläufe ein: das geordnete Bearbeiten eingehender Anfragen in einem Postfach. Alle anderen Abläufe prüft maschinenklar in der Prozessaufnahme. Danach gibt es ein eigenes Angebot oder die offene Aussage, dass Automatisierung hier nicht hilft.
Nein. Wenn feste Regeln die Aufgabe zuverlässig abbilden, ist keine KI erforderlich. Bei frei formulierten Anfragen liest ein Sprachmodell den Text und fasst ihn zusammen. Notwendige Prüfungen und Freigaben bleiben Teil des vereinbarten Ablaufs.
Nein, nie. Der Ablauf liest eingehende Anfragen, fasst sie zusammen und legt bei Lücken einen Rückfrageentwurf in Ihrem Postfach ab. Verschickt wird ausschließlich durch Ihre Mitarbeitenden. Automatische Kundenmails, Nachfassserien oder Antworten über WhatsApp gehören nicht zu diesem Ablauf.
Für Gmail beziehungsweise Google Workspace und für Microsoft 365, wenn Sie maschinenklar den Zugriff auf das Postfach freigeben. Bei anderen Postfächern — etwa einem eigenen Mailserver beim Hoster — ist die Prozessaufnahme möglich; für die Einrichtung gibt es dann ein separates Angebot oder eine offene Absage, wenn der Aufwand nicht zum Paket passt.
Nein. Prozessaufnahme, Einrichtung und Betreuung sind drei getrennte Aufträge. Wer die Einrichtung direkt beauftragen möchte, kann das ohne vorherige Prozessaufnahme tun; Informationscheckliste und Testfälle werden dann zu Beginn der Einrichtung vereinbart. Eine Anrechnung des Preises der Prozessaufnahme auf die Einrichtung gibt es nicht.
Die Prozessaufnahme wird innerhalb von fünf Werktagen nach dem Gespräch geliefert. Für das Paket „Automatisierung einrichten“ sind zehn Werktage vorgesehen, gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem alle Zugänge und Testfälle vorliegen. Fehlende Zugänge verschieben den Start, nicht den Umfang. Eine pauschale Fertigstellungsgarantie unabhängig davon gibt es nicht.
Das hängt davon ab, ob Sie die Betreuung gebucht haben. Mit Betreuung überwacht maschinenklar den Ablauf auf Ausfälle, meldet sie an die benannte Person und antwortet innerhalb von zwei Werktagen — eine Reaktionszeit, keine Lösungsfrist. Ohne Betreuung betreiben Sie den Ablauf nach der Übergabe selbst; dafür erhalten Sie eine dokumentierte Konfiguration und eine Abschaltanleitung. Eigene Fehler aus der Einrichtung behebt maschinenklar in der Korrekturrunde ohne Zusatzberechnung. Eine Notfallbereitschaft gibt es nicht.
Vor der Umsetzung werden Datenarten, Zugriffsrechte, eingesetzte Dienste und erforderliche Datenschutzvereinbarungen geprüft. Eine pauschale Zusage zu Speicherort oder Rechtskonformität wäre ohne Kenntnis des konkreten Ablaufs nicht seriös.